社長夫人の皆さん!会議文書の活用で新しい仕組みをつくってみてください!②

皆さん、おはようございます。

【これからの社長夫人は会社経営のプロになれ!】の著者で社長夫人戦力化コンサルタントの矢野千寿です。

 

昨日のつづき

・事前に議案を決定・通知する仕組みづくり

「通知」に記載する議案は、前もって出席者からの提出を求め、それを整理、集約したものです。

これを可能にするため、出席者に「会議議案事項記入表」というフォームをつくって配布し会議の3日前までに会議で審議したいことがらの提出を義務づけます。

議案は簡潔にまとめ、1行にひとつの議案を記入します。

各議案が「提案事項」「指示事項」「報告事項」のどれに当たるかを区別すると、整理しやすいでしょう。

議長あるいは司会者は、出席者から提出された議案を整理して、「会議招集通知」に優先順位をつけて記入します。

・会議を進行する仕組みづくり

会議は、「ただいまより○○会議を始めます」などと言う司会者の言葉で始めます。

本題に入る前に、全員が起立し礼をして「お願いします」と唱和してから着席するという習慣をつけると威儀を正して会議に臨む雰囲気ができます。

司会者は、「通知」に記載してある順番通りに議案を取り上げていきます。

決定したことがらについては、司会者が内容を適切にまとめます。

必要なことを過不足なく盛り込んで、しかも簡潔にまとめるには5W2Hを基にするとよいでしょう。

※5W2H
Who?(誰が)
What?(何を)
When?(いつ)
Where?(どこで)
Why?(何のために)
How to?(どのように)
How much?(いくらで)

・会議内容を記録に残す仕組みづくり

会議には、必ず議事録係を指名します。

議事録は、発言者の氏名と内容を1行でまとめるフォームが適しています。

質問や指示なども含め、すべての発言を漏らさずに記載します。

「1発言1行」の原則は、記入が簡潔になり一覧しやすいという利点があります。

審議結果については「決定」「留意」「繰延」「提案」「報告」「その他」の区別がわかるようにします。

・決定事項を周知徹底する仕組みづくり

議事録から決定事項だけを抜き出し、「○○会議決定事項一覧表」に記載します。
審議日と決定事項、社長決裁を「1事項1行」の原則でまとめます。

もとになる議事録を参照できるように、各決定事項が議事録の何ページの何行目に記載してあるかという情報も付加します。

「決定事項一覧表」は、会議の種類別に、責任者、あるいは担当部門が作成し、全社員に回覧、通知します。

口頭で伝えるだけでは、内容が正確に伝わらない、決定したかどうかさえあいまいになる、暗黙の了解になるなどといった弊害が出ます。

「会議で決まった」ということの重みに鈍感になります。

きちんと文書という形にして配布することで、会議の参加、不参加に関わりなく共通の認識を持つようにします。
このような仕組みづくりには、会議関連の定型文書を作成することから着手するのが適切です。

社員が会議文書を作成することが会議の仕組みづくりを促します。