会議の仕組みづくりの基本は、会議に関連することをできる限り文書として記録することです。
会議録はもちろん、会議の開催や召集の通知、会議での決定事項などについても文書として残す仕組みにします。
文書は、内容に応じたフォームをつくってA4版の大きさに統一します。
用紙の大きさ、項目の内容や配列が同じであれば、記入も閲覧も整理もしやすくなります。
文書と関連づけながら、5つの方法で会議改善の仕組みをつくっていきます。
・会議への出席を義務づける仕組みづくり
「○○会議招集通知」(別掲文書参照)という文書をつくり、遅くとも開催の3日前までに配布し、周知徹底します。
「通知」に掲載する内容は、通知日、会議名、開催日、責任者、開催場所、出席者、欠席者、開始時間、終了時間、議案、議長や司会の役割分担などです。
終了時間や所要時間を決めてあることに注意してください。
ダラダラと続けることを防ぎ、中身の濃い会議をするための工夫です。
遅刻や会議中の退席を防ぐ注意事項も記載してあります。
ポイントは、司会を社員回り持ちで担当させることです。
司会者に指名された社員は欠席できませんし、司会を務めることが参加意識を高めることにもなります。
司会者は会議の前に社長夫人が指名し、「通知」に記載します。
社員が司会という役割に慣れるまでは、社長夫人がサポート役を務めます。
「通知」に当日審議すべき議案を列挙してあることも重要です。
出席者はあらかじめ議案を知っているので、すぐに本題に入れます。
「今日は何を話し合おうか」などといったいい加減な会議の進め方を避けることになります。
また、議案を検討する時間があるので、活発で充実したやりとりが期待できます。
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