会議の仕組みづくりの基本は、会議に関連することをできる限り文書として記録することです。

 

会議録はもちろん、会議の開催や召集の通知、会議での決定事項などについても文書として残す仕組みにします。

 

文書は、内容に応じたフォームをつくってA4版の大きさに統一します。

 

用紙の大きさ、項目の内容や配列が同じであれば、記入も閲覧も整理もしやすくなります。

 

文書と関連づけながら、5つの方法で会議改善の仕組みをつくっていきます。

 

・会議への出席を義務づける仕組みづくり

 

「○○会議招集通知」(別掲文書参照)という文書をつくり、遅くとも開催の3日前までに配布し、周知徹底します。

 

「通知」に掲載する内容は、通知日、会議名、開催日、責任者、開催場所、出席者、欠席者、開始時間、終了時間、議案、議長や司会の役割分担などです。

 

終了時間や所要時間を決めてあることに注意してください。

 

ダラダラと続けることを防ぎ、中身の濃い会議をするための工夫です。

 

遅刻や会議中の退席を防ぐ注意事項も記載してあります。

 

ポイントは、司会を社員回り持ちで担当させることです。

 

司会者に指名された社員は欠席できませんし、司会を務めることが参加意識を高めることにもなります。

 

司会者は会議の前に社長夫人が指名し、「通知」に記載します。

 

社員が司会という役割に慣れるまでは、社長夫人がサポート役を務めます。

 

「通知」に当日審議すべき議案を列挙してあることも重要です。

 

出席者はあらかじめ議案を知っているので、すぐに本題に入れます。

 

「今日は何を話し合おうか」などといったいい加減な会議の進め方を避けることになります。

 

また、議案を検討する時間があるので、活発で充実したやりとりが期待できます。

ネットでも学べる特別講座

これからの社長夫人は財務分析のプロになれ!